엑셀 기본서식 6 : 숫자 성격별 색상 구분과 정렬 방법

이번 포스팅에서는 숫자의 성격에 따라 색과 정렬방식을 다르게 적용하는 서식 레퍼런스에 대해 말씀드려 보겠다.

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값이 성격에 따른 문자의 색상 구분

엑셀에서 색은 강력한 무기다. 그리고 숫자는 가장 중요한 구성요소다.
숫자의 성격을 색을 이용해 직관적으로 표시해 줄 수 있다면 문서의 전달력이 강해지면서 작성, 수정시의 생산성도 크게 올라간다.

엑셀에서 사용하는 숫자를 그 성격으로 구분하면 아래 3가지 정도로 나눌 수 있다.

• 직접 입력한 숫자
• 계산된 숫자
• 다른 시트를 참조하여 가져온 숫자

이제 구분한 숫자들에 색을 부여해 보겠다. 내가 사용하는 기준은 아래와 같다.
특별히 복잡하지 않은 문서의 경우 2가지 색으로도 나쁘지 않다. 나도 거의 90%는 그렇게 사용 중이다.

단순한 문서 기준 [2가지 색상 구분]

복잡한 문서 기준 [3가지 색상 구분]

완성된 Excel 문서의 경우 원칙적으로는 변경이 필요한 숫자는 직접 입력한 숫자 뿐이다.
위와 같이 값에 따라 색상을 부여하면 직관적으로 바꿔도 되는 숫자를 구별할 수 있게 되어서 문서의 효율이 크게 올라간다.

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절대 하지말아야 할 것

다만 값을 아래에 방식으로 입력하는 것은 엑셀에서 절대 해서는 안된다.

바로 직접 입력된 값과 셀참조가 섞여있는 값이다. 바꿀 수 있는 값과 그렇지 않은 값이 혼재되어 있어서 문서를 파악하기 힘들어지고 계산실수가 쉽게 일어난다.

위에서 말씀드린 값의 성격에 따른 색상 기준을 습관화만 해도 위의 문제는 거의 해결이 가능하다.

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색상 한번에 바꾸기

값에 따라 색상을 적용하는 방식은 얻어지는 효과는 매우 큰데 비해 적용하기는 쉽다.
값을 넣을때마다 색을 변경해야하니 어렵지 않느냐고 말씀하실 수 있는데, 아래의 요령을 이용하시면 간단히 해결이 가능하다.

값의 성격에 따라 색상 한번에 부여하는 방법

• 문서 작성을 완료한 후에
• 이동옵션 – 수식 을 이용해서 한번에 값의 색상을 변경
  ※ 작성하는 문서가 복잡하거나 방대할 경우 중간중간에 진행해 주는 것도 나쁘지 않다.

위의 예제에서 보여드렸던 파일을 이 방법을 이용해서 색상 변경하는 영상이다.

위에서 사용한 이동옵션은 필요한 곳에 적절하게 이용해주면 정말 유용한 툴이다.
아래 포스팅에 상세한 내용이 언급되어 있으니 꼭 한번 살펴보길 추천한다.

[엑셀 이동 옵션 완벽 가이드｜실무에서 바로 쓰는 활용법 정리]

단, 사용빈도가 꽤나 높은 편이니 빠른 실행 도구 모음에 추가하는 것을 추천한다.
빠른실행 도구모음에 대한 사용법이나 내가 사용하는 도구모음 백업파일이 필요하신 분은 아래 포스팅을 참조하시면 된다.

엑셀 빠른실행도구모음 설정 방법 및 추천 셋팅 공유 (백업파일 제공)

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핵심정리

이렇게 해서 Excel 서식 레퍼런스 과정의 여섯번째 포스팅이 끝났다.
다음 포스팅에서는 값에 따른 정렬기준에 대해 말씀드린 후 지금까지 진행한 표준서식레퍼런스를 요약, 리마인드 하시는 시간을 가지도록 하겠다.
그리고 다음으로 진행할 과정에 대해서도 말씀드려보겠다.

• 숫자를 그 성격에 따라 색을 다르게 표시 ▶ 문서의 효율이 크게 올라간다.
  • 직접 입력한 숫자 ▶ 검정
  • 수식을 통해 입력된 숫자 ▶ 파랑
  • 다른 시트에서 참조된 숫자 ▶ 녹색 [단순한 문서일 경우 파랑]
• 직접 입력된 값과 참조가 혼재된 형태의 입력은 절대 사용하지 말자
• 수식을 통해 입력된 값은 이동옵션을 통해 한번에 편리하게 변경이 가능하다.

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