엑셀 숨기기, 그룹화, 필터의 차이점과 유용한 단축키 정리

엑셀을 다루다 보면 여러가지 이유로 셀을 숨겨야 하는 경우가 자주 발생한다
이런 경우 우리가 활용할 수 있는 방법은 3가지가 있다.

숨기기 / 그룹 / 필터

이 세가지 기능은 비슷하게 보이면서도 차이점을 가지고 있어서, 이 부분을 확실히 이해하면 사용하는데 생각보다 큰 도움이 된다. 이번 포스팅을 통해 이해하기 쉽게 이야기해보겠다. 그리고 관련 작업시 유용하게 활용할 수 있는 단축키도 함께 알려드린다.

엑셀 숨기기 – 편리하지만 사용은 최소화하자.

직관적인 이름과 같이 불필요한 행이나 열을 숨기는 기능이다.

어떠한 자료가 작성자에게만 필요하고 보는이에겐 필요가 없을 경우 많이 활용된다.

사용법은 간단하다.

숨길 범위를 선택 ▶ 마우스 우클릭 ▶ 숨기기

하지만 엑셀에서 숨기기는 개인적으로 꼭 필요할 때만 사용하길 추천한다. 물론 필요한 경우가 있기는 하지만 데이터의 투명성이나 여러가지 이유에서 개인적으로는 활용을 최소화 해야한다고 생각하는 기능 중 하나이다.

숨기기보다는 아래에서 설명할 다른 방법을 이용하는 것을 추천하다. 단점이 없을 뿐더라 많은 장점이 있다.

엑셀 그룹화 – 숨기기의 상위 호환

그룹 기능은 숨기기 기능과 많은 부분에서 비슷하다.
엑셀의 행이나 열단위로 그룹을 만들고 필요에 따라 표시여부를 결정할 수 있는 기능이다.

다만 차이점은 그룹의 경우 자료를 보는 사람에게 데이터가 불필요해서 숨긴다는 개념 보다는 정리와 인터페이스를 위해 필요에 따라 열고 닫는다는 개념에 가깝다.

아래와 같이 메뉴를 이용하거나 단축키를 통해 활용 가능하다. (단축키 사용을 추천)

그룹화할 범위를 선택 데이터 ▶ 데이터탭 ▶ 개요 ▶ 그룹

※ 그룹화 단축키의 경우 굉장히 유용하지만 설명이 좀 필요한 부분이 있어서 아래 글에서 설명드리도록 하겠다.

엑셀 그룹화 사용법 및 단축키로 빠르게 활용하는 방법 (실습 예제 포함)

따라서 조금이라도 활용 가능하거나 도움이 되는 데이터일 경우 숨기기 보다는 그룹 기능을 활용하길 추천한다.

엑셀 필터 – 비슷해 보이지만 개념은 다른.

엑셀에서 데이터의 서칭과 정렬에 도움을 주는 기능이다.

원하는 항목의 데이터만 선택해서 빠르게 보거나 검색기능 등을 이용해서 빠르게 데이터를 찾는데 많이 활용된다. 특히 데이터가 많아질 수록 더욱 파워풀 하다.

다양한 사용방법이 있는데 제일 기본은 아래의 메뉴를 통한 사용 방법이다.

필터링할 범위를 선택 ▶ 홈탭 ▶ 편집 ▶ 정렬 및 필터 ▶ 필터

※ 필터의 경우 빠른 실행 도구 모음을 통한 활용방법을 추천드린다.

필요하실 경우 블로그내의 포스팅에 사용법이 자세히 설명되어 있으니 필요시 참고하시면 된다.

빠른 도구모음이면 원클릭으로 활용가능하다.

원하는 항목만 선택해서 볼 때, 그 외의 항목이 가려진다는 공통점이 있기는 하지만 위에서 이야기한 숨기기, 그룹화와는 성격이 완전히 다른 기능이기도 하다. 아래의 차이점을 보면 더욱 더 그러하다는 걸 알 수 있다.

차이점 그리고 Alt + ; 단축키

어떠한 방식으로든 데이터를 숨긴 엑셀에서 작업을 하다보면 빈번하게 화면에 보이는 셀의 데이터만 필요한 경우는 무수히 발생한다.

이 경우 숨긴 방식에 따라 작업방식은 완전히 다르게 된다.

• 숨기기 / 그룹화 : 숨긴 범위가 포함된 영역을 복사해서 붙여 넣게 되면 숨긴영역까지 함께 복사가 된다.
• 필터 : 숨김 범위가 포함된 영역을 복사하더라도 화면에 보이는 셀만 복사가 된다.

대부분의 경우 화면에 보이는 셀만 복사를 원하기 때문에 숨기기나 그룹화를 적용한 경우 작업이 번거로워지는 단점이 있다.
많은 분들은 무척 불편하게도 숨기기를 해제하거나, 그룹화 펼치기를 한 상태로 변경을 하고 작업을 한다.
하지만 아래에서 알려드릴 단축키 하나면 이런 불편함이 한번에 사라진다.

화면에 보이는 셀만 선택하기 : Alt + ;

위의 사진은 숨기기한 영역이 포함된 범위를 선택 후 그냥 복사(Ctrl + C)를 한 경우와 화면에 보이는 셀만 선택하여 복사를 한 경우의 어떠한 식으로 셀이 선택되는지를 보여준다.

그럼 위와 같이 선택해서 붙여넣기 하는 경우는 어떻게 될까? 아래를 보자.

깔끔하게 화면에 표시되는 데이터만 복사가 되었다.

숨기기나 그룹펼침 없이도 그냥 단축키 하나로 간편하게 화면에 보이는 셀을 선택해서 작업이 가능하다.
정말 유용하게 사용할 수 있으니 꼭 기억하시기 바란다.

범위를 지정하고 Alt + ; 이다.

핵심정리

오늘은 엑셀에서 셀을 보이지 않게 숨길 수 있는 기능인 숨기기, 그룹화, 필터에 대해 알아보았다.
비슷해보이지만 차이점과 활용방법이 다르다는 것과 각각의 활용방법 그리고 좀더 작업을 편하게 할 수 있는 단축키도 소개해 드렸다.

작업에 작은 도움이 되셨으면 한다.

• 엑셀에서 셀을 보이지 않게 하는 방법은 세가지. 비슷해 보이면서도 차이점은 크다.
• 숨기기 : 작성시에만 필요한 열을 숨김. [범위를 선택 ▶ 마우스 우클릭 ▶ 숨기기]
• 그룹화 : 필요에 따라 열고 닫음. [범위를 선택 ▶ 데이터 ▶ 데이터탭 ▶ 개요 ▶ 그룹]
• 필터 : 데이터를 목록화. [빠른 실행 도구 모음 사용 추천]
• 방식에 따라 숨긴영역을 포함해서 데이터를 복사할 때 차이가 난다. [숨긴영역 포함여부]
• 숨기기/그룹화의 경우 화면의 데이터만 필요하더라도 숨긴영역까지 복사가 되는 문제가 있다.
  • 화면에 보이는 셀만 선택 단축키( Alt + ; )를 활용하면 간단히 해결된다.