Microsoft의 Excel은 기본적으로 데이터를 다루기 위한 스프레드시트 프로그램이다.
때문에 데이터 정리를 위한 작업이 빈번하게 발생한다. 이러한 작업은 접근방법에 따라서 오랜 시간이 필요할 수도 있고 빠른 시간에 끝날 수도 있다.
오늘 소개를 드릴 빠른 채우기는 이러한 경우 다양하게 활용이 가능한 업무팁이다.엑셀에서 데이터를 빠르게 정리하는 방법 중 하나가 ‘빠른 채우기’ 기능인 만큼, 어떠한 데이터(들)가 있을때, 그 데이터를 이용해서 새로운 데이터를 만들어야 할때 굉장히 유용하다.
해당 기능에 대해서 알고 계신 분들 중에서도 생각보다 활용의 폭이 넓다는 것을 인지하지 못해서 아까운 기능이기도 하다.
이번 포스팅에서는 다양한 예시를 통해서 어떠한 식으로 활용이 가능한지도 말씀드려 보겠다.
엑셀 빠른 채우기 사용법 – 메뉴 아이콘 이용 / 자동완성 / 단축키 활용
엑셀의 빠른 채우기는 일정한 규칙을 가진 데이터열들에서 사용자가 필요한 열을 생성하는 기능이다.
사용자가 원하는 한두개의 결과값만 넣고 적용하면, 엑셀에서 필요한 규칙을 자동으로 생성해서 결과값을 한꺼번에 채워주는 방식이다.
해당 기능을 사용하는 방법은 아래와 같다.
- 메뉴 아이콘 사용 : 데이터 > 데이터 도구 > 빠른 채우기
- 자동완성 활용 : 열의 값을 두개에서 세개 정도 채우다 보면 자동으로 규칙을 파악하고 자동완성 기능 적용을 아래와 같이 추천하는 경우가 있다. 엔터키를 누르면 적용된다.
- 단축키 활용 : Ctrl + E 단축키를 활용하는 방법이 있다. 가장 추천하는 방법이다.
엑셀 빠른 채우기 사용조건 – 패턴, 연속된 열정보, 세로열
기능을 사용하기 위해서는 아래의 3가지만 기억하면 된다. 어렵지 않다.
- 적용할 데이터에 일정한 규칙이 있어야 적용 가능
- 규칙이 단순하고 명확하다면 하나의 샘플만 있어도 되고, 복잡할 경우 2~3개의 샘플 입력 후 적용하면 된다. 규칙을 파악할 수 없다면 당연히 적용이 불가하다.
- 연속된 열정보 형태에만 사용가능
- 중간에 비어있는 열이 있으면 사용이 불가하다.
- 목록 형태의 데이터를 다룰 때에는 엑셀표 사용을 무조건 추천한다.
- 세로열 정보 형태에만 사용가능
- 가로로 나열된 데이터 형태에는 사용이 불가능 하다.
※ 혹시나 빠른 채우기 사용이 안된다면 옵션을 확인해 보자.
엑셀 빠른 채우기 활용 – 추출, 합성, 치환 + 데이터마스킹, 피벗테이블
생각보다 다양한 활용이 가능하다. 아래에 몇가지 예시를 참조하면 이해가 좀 더 쉬울 것 같다.
- 텍스트, 숫자 추출
- 열값 합치기
- 데이터 치환 – 데이터마스킹_전화번호 / 이메일, 일괄생성
- 데이터의 일부를 마스킹해서 익명보호등을 하는 작업도 간단하게 가능하다
- 아래 예제의 회사메일 생성같은 경우 한개의 열정보만 입력하면 원하는 결과가 아닌 형태가 나온다. 이런 경우 샘플의 양을 늘리면 된다.
- 피벗테이블 정보모으기로 활용
- 한가지 팁을 더 드리자면, 피벗테이블에서도 해당 기능은 활용이 가능하다.
- 피벗테이블을 구성한 후, 규칙을 정하고 적용하면 아래와 같은식으로 활용이 가능하다.
핵심정리
오늘 포스팅에서는 데이터 관련 작업시, 반복작업(노가다)를 획기적으로 줄일 수 있는 기능인 빠른 채우기에 대해 알아보았다.
생각보다 다양한 곳에서 활용이 가능한 방법이므로 꼭 기억해 두셨으면 한다.
- 빠른 채우기 : 사용자가 원하는 한두개의 결과값만 넣고 적용 > 엑셀에서 필요한 규칙을 자동으로 생성 > 결과값을 한꺼번에 채워주는 방식
- 사용방법
- 메뉴 아이콘 사용 : 데이터 > 데이터 도구 > 빠른 채우기
- 자동완성 활용
- 빠른 채우기 단축키 활용 : Ctrl + E 단축키를 활용 [추천]
- 사용조건
- 적용할 데이터에 일정한 규칙이 있어야
- 연속된 열정보 형태에만
- 세로열 정보 형태에만
- 활용방법 – 추출, 합성, 치환 을 조합해서 여러가지로 응용가능