아웃룩 백업 – 쉽고 빠른 메일 백업 방법 (PST 파일 활용)

이번 포스팅은 MS의 메일 관리용 프로그램인 아웃룩 백업 방법에 대한 글이다. 이 방법을 이용하면 아웃룩 내에서 백업 파일을 만들고, 드래그앤드랍으로 간단하게 메일 백업 할 수 있다.

이젠 아웃룩 용량 때문에 스트레스 받지 않아도 된다.

컴퓨터에서 메일 관리를 위해 Microsoft 의 Outlook을 사용하시는 분이 무척 많다.

혹시라도 메일을 매일 빈번하게 사용하는데도 아웃룩을 사용해본 적이 없으신 분이 있다면(생각보다 의외로 많다. 선택인 경우도 있지만 대부분은 편리한 걸 몰라서 안쓰는 경우가 대부분이다), 한번은 사용을 해보셨으면 한다.

본인도 모르게 많은 불편함과 생산성에 있어 손해보고 있기 때문이다.

그만큼 아웃룩은 사용하기 편하고 효율이 좋은데 사용중에 쌓인 메일의 삭제나 백업 때문에 고민하시는 분들이 종종 있다.

이런 경우 아웃룩 프로그램 안에서 PST 확장자로 된 백업 파일을 만들고, 드래그앤드랍으로 간단하게 메일을 백업하는 방법을 추천한다.

이 방법을 사용하면 정말 손쉽게 백업이 가능(백업파일은 하드디스크에 파일형태로 자동저장)하고, 용량 확보를 위해 파일을 지울지 말지를 고민할 필요가 없다. 검토용 백업 파일을 만들고 그냥 넣어놓고 필요한 경우에 사용하면 된다.

그리고 이 백업파일만 있으면 언제든 백업한 메일을 다시 복구해서 살펴보는 것이 가능하다. 이를 통해 메일함의 용량 확보, PC 변경 / 회사이직 등으로 메일 전체 백업이 필요한 경우에도 간단히 해결할 수 있다.

Table of Contents

아웃룩 백업 파일 만들기

아웃룩 백업용 PST파일 만들기! 백업파일만 만들면 90%는 끝!

먼저 아웃룩에서 사용가능한 *.pst형식의 백업파일을 컴퓨터 내 폴더에 생성해야 한다.
아웃룩을 실행해서, 좌측 상단에 있는 파일 탭을 클릭한다.

[※ pst 로 표기되는 파일 확장자는 아웃룩 메일 데이터 저장을 위한 형식이다]

그러면 위와 같은 계정 정보로 이동을 하는데, 여기에서 계정 설정을 선택해서 다음 단계로 넘어가자.

계정 설정을 선택하면 위와 같은 계정 설정 팝업 메뉴가 뜬다.

두 번째에 위치한 데이터 파일 탭을 선택하고, 새로운 백업 파일 생성을 위해 추가(A)를 선택하자.

그 다음으로 뜨는 팝업에서 두번째 형식인 Outlook 데이터 파일 (.pst)를 선택하고, 확인 버튼을 클릭한다.

이제 위에서 선택한 파일을 설치할 위치①와 파일의 이름②을 정해주고 확인 버튼을 클릭해준다.

생선된 백업파일을 이제 아웃룩에서 확인 가능하다.

위 단계까지 마치면 처음 시작단계인 계정설정 단계로 자동 이동되며, 생성된 백업파일을 위와 같이 확인할 수 있다.

드래그 앤 드랍으로 편하게 사용! 필요하면 분류용 폴더도 자유롭게 생성가능!

이제 어려운 것은 없다. 위의 아웃룩 계정에서 옮기고 싶은 파일을 선택해서 마우스로 Drag & Drop만 하면 된다.

위와 같이 파일을 드래그해서 백업파일 명 위에다 놓기만 하면 파일이 이동된다.

백업파일에서 이동시킨 파일의 확인이 가능하다

다른 방법도 있다. 파일을 선택 후, 키보드를 이용해서 Ctrl + C 또는 X ▶ Ctrl + V 를 통해서도 이동이나 복사가 가능하다.

백업을 원하면 복사를 용량정리 등을 원하면 이동을 사용하면 되겠다.

물론 여러 파일을 한꺼번에 이동, 복사하는 것도 폴더 단위로 작업하는 것도 가능하다. 윈도우 탐색기에서와 거의 차이가 없으므로 쉽게 이용 가능 할 것이다.

폴더 단위로 드래그앤드랍도 가능하다!

본 글에 대해 주신 질문 중에는 “백업을 하다 보니 PST 파일의 크기가 무척이나 커지는데 이게 문제가 될 수 있는지”가 있었는데 해당 부분에 대해 잠깐 정리해 보았다.

PST 파일의 크기는 Outlook 버전에 따라 최대 가능 용량이 정해져 있다. [ Outlook 2003 > 20GB / Outlook 2010 이상 > 50GB ]
최대 가능 용량이 매우 크긴 하지만 특별한 경우가 아니라면, 연도별 또는 프로젝트별로 따로 PST 파일을 저장하는 걸 추천한다.
최근에는 SSD의 보급과 빠른 컴퓨터의 성능으로 PST 파일이 대용량이 되더라도 큰 무리가 없이 사용 가능하지만 그래도 어느 정도의 속도 저하가 발생하기 때문이다.
- 5GB 이하 : 거의 문제없이 빠른 동작 / 10 ~20 GB : 약간의 체감은 있지만 거의 못느낄 정도 / 20GB 이상 : 추천하지 않음.
필요한 백업 파일을 찾거나 가져오는 경우의 효율 문제를 생각하더라도 분류해서 정리하는 편이 훨씬 좋다.

지금까지 아웃룩에서 백업용 파일을 생성하고 기존의 폴더에서 파일을 복사하거나 이동하는 백업 방법에 대해서 살펴보았다.

의외로 아웃룩 용량정리 때문에 스트레스 받으시는 분이 많고,
이직이나 퇴사 때문에 기존 사용하던 아웃룩 계정에 대한 백업이 필요한 경우가 누구에게나 있다.

이번 포스팅은 이에 대한 답변이 될 수 있을 것 같다.

백업 파일 만들기 : 아웃룩 파일탭 ▶ 계정정보 – 계정설정 ▶ 데이터 파일탭 – 추가 ▶pst형식 선택 ▶ 위치 & 백업 파일명 입력 ▶ 백업 파일 생성 완료
백업 파일 사용 : 원하는 파일 단일 또는 다중 선택 ▶ 마우스 – Drag & Drop / 키보드 – Ctrl + V, X 사용
백업파일은 연도, 프로젝트 별로 관리 추천. 용량은 20GB 정도 이하로 관리를 추천.

저장된 백업 파일을 PC 포멧이나 변경시 어떻게 옮겨야 하는지, 옮긴 뒤에 어떻게 다시 활성화하는지에 대해서는 아래의 포스팅을 참조하면 된다.

kishawing